Conservatore: Comune di Vigevano. Archivio storico comunale (Vigevano, PV)

Produttore fondo: Vigevano, Istituto De Rodolfi e opere pie annesse (1932 - 1982)

Progetto: Comune di Vigevano: archivi aggregati (2003 - 2005)

Consistenza: bb. 271

Contenuto: La documentazione dell'Istituto De Rodolfi è organizzata in due parti riferite ai soggetti produttori:
1 - Istituto De Rodolfi;
2 - Opere pie annesse.

Storia archivistica: Prima del presente intervento l'archivio dell'Istituto De Rodolfi era privo di qualsiasi ordinamento e classificazione, fatta eccezione per un'esigua parte della documentazione a cui è stata apposta in modo sporadico ed episodico dagli impiegati dell'ente una classificazione funzionale al lavoro corrente d'archiviazione.
L'unico strumento di corredo ritrovato tra le carte dell'ente consisteva in un elenco sommario di parte della documentazione ordinata.
Alla totale assenza di una struttura, di un sistema di classificazione e di un titolario si è provveduto con la ricostruzione di una mappa d'archivio ricavata dallo studio delle competenze, delle funzioni burocratiche e della storia amministrativa ed assistenziale dell'Istituto.
E' stato poi necessario affiancare a questo lavoro di ricostruzione storico un'attenta valutazione dei processi di aggregazione che hanno coinvolto il De Rodolfi dal 1960 al 1980, con il passaggio dalla gestione dell'Ospedale civile alla gestione autonoma, al successivo accorpamento di alcune opere pie distaccate dall'Ospedale nel 1973 fino al definitivo passaggio del De Rodolfi ad una gestione comunale (all'estinzione dei pii istituti).
Dopo aver analizzato le varie tipologie documentarie presenti nel fondo e aver ricostruito le competenze dell'ente, si è proceduto a dividere il corpus documentario in due parti riferite ai soggetti produttori: "1 - Istituto De Rodolfi" e "2 - Opere pie annesse".
La documentazione dell'Istituto De Rodolfi è stata divisa in due sezioni: "1.1 - Carteggio" e "1.2 - Serie particolari".
Il carteggio è stato articolato in quattro titoli. Il primo titolo ("1.1.1 - Ente") relativo all'attività amministrativa dell'ente e alla gestione politica, istituzionale e burocratica delle strutture è suddiviso nelle seguenti classi: "1.1.1.1 - Statuti e regolamenti", che contiene le carte statutarie, i regolamenti dell'ente e gli atti relativi all'aggregazione e all'estinzione delle opere pie; "1.1.1.2 - Presidenza e Consiglio" che conserva le carte del Consiglio direttivo e del presidente Toscano; "1.1.1.3 - Deliberazioni", che raccoglie tutte le deliberazioni di spesa e di gestione del Consiglio amministrativo dell'Istituto e, in parte, dell'Ospedale civile; "1.1.1.4 - Corrispondenza" che documenta le relazioni con alcuni enti pubblici territoriali e di controllo; "1.1.1.5 - Personale" che contiene i fascicoli personali, le disposizioni contrattuali, gli stipendi dei dipendenti; "1.1.1.6 - Ufficio tecnico" che testimonia l'attività operativa e tecnica dell'ufficio; "1.1.1.7 - Economato" conserva le tracce delle spese correnti.
Il secondo titolo ("1.1.2 - Beni mobiliari ed immobiliari") raccoglie tutte le carte relative ai possedimenti ed ai beni dell'istituto ed è suddiviso in "1.1.2.1 - Lasciti " e "1.1.2.2 - Patrimonio".
Il terzo ("1.1.3 - Attività") riguarda le attività operative svolte dall'Istituto, sia per quanto riguarda l'erogazione di pasti e di prestazioni alimentari ("1.1.3.1 - Servizi alimentari"), sia per quanto riguarda l'assistenza in genere dei degenti, la loro permanenza nell'istituto, il pagamento delle rette ed i cartellini personali ("1.1.3.2 - Assistenza ai pazienti").
L'ultimo titolo del carteggio dell'Istituto De Rodolfi raccoglie tutta l'attività contabile e gestionale ("1.1.4 - Documenti contabili") e si articola in "1.1.4.1 - Fatture", "1.1.4.2 - Mandati", "1.1.4.3 - Reversali", "1.1.4.4 - Contabilità in genere".
Nelle serie particolari sono stati collocati i seguenti registri: "1.2.1 - Protocollo della corrispondenza", "1.2.2 - Bilanci preventivi", "1.2.3 - Conti consuntivi", "1.2.4 - Libri giornale", "1.2.5 - Mastri".
La seconda parte organizza la documentazione (in grande maggioranza contabile) delle opere pie annesse all'Istituto De Rodolfi (nella loro ultima fase prima dell'estinzione, con qualche precedente relativo alla gestione dell'Ospedale civile). Si tratta delle seguenti opere pie: "2.1 - Brefotrofio provinciale", "2.2 - Monte di credito su pegno di Vigevano", "2.3 - Opera pia delle doti", "2.4 - Opera pia Deomini", "2.5 - Opera pia Orfanotrofio Merula", "2.6 - Opera pia Orfanotrofio Riberia", "2.7 - Opera pia Pio istituto Mercalli".
Per quanto riguarda le informazioni sugli archivi del Pio Istituto dei poveri e delle opere pie qui citate si rimanda agli inventari del Pio Istituto dei poveri e delle singole opere pie conservati insieme agli archivi relativi presso l'Archivio storico comunale.
Gli inventari possono essere consultati anche sul CD dal titolo "Le carte dell'ospedale: un patrimonio vigevanese" recentemente realizzato dall'Archivio storico comunale.
Al termine di questo lavoro di riordino ed inventariazione, che ha comportato anche una nuova condizionatura degli atti, la consistenza dell'archivio è di 271 cartelle, per un numero complessivo di 1012 unità archivistiche.
La descrizione delle unità archivistiche è stata realizzata in maniera dettagliata desumendo dagli atti tutti gli elementi necessari.
La descrizione inventariale ha incontrato due tipologie fondamentali:
a) documentazione raccolta in fascicoli
Questi atti, relativi ad uno specifico oggetto di attività attinente alle competenze del soggetto produttore, si sono presentati già raccolti da una camicia che riportava generalmente un titolo coevo.
Per queste unità sono stati indicati i seguenti elementi:
- titolo (tra virgolette se originale);
- descrizione/contenuto;
- data cronica (nella forma estesa);
- segnatura precedente l'intervento;
- definizione archivistica e supporto;
- classificazione;
- segnatura archivistica.
b) registri e volumi
Nell'archivio questa tipologia rappresenta una parte non rilevante dell'intera documentazione. Si tratta dei verbali delle deliberazione del Comitato di amministrazione dell'ECA, dei registri di protocollo e di alcuni libri contabili.
L'unità di base per l'inventario è costituita dal singolo registro ed è stata prevista la descrizione dei seguenti elementi:
- titolo;
- descrizione (qualora il titolo non sia esaustivo);
- data cronica (in forma sintetica);
- segnatura precedente l'intervento;
- definizione archivistica e supporto;
- classificazione;
- segnatura archivistica.
Data la compresenza di più archivi nel medesimo inventario, il titolo delle unità degli archivi aggregati è stato fatto precedere dall'ente di appartenza. Qualora nel titolo dell'unità non sia indicato l'istituto si sottende l'appartenenza di queste unità all'Istituto De Rodolfi.
Sono state redatte inoltre le schede relative al fondo e alle sue partizioni.
Per quanto riguarda la descrizione archivistica, si è fatto riferimento, nel presente lavoro:
- alle "Norme per la pubblicazione degli inventari" (circolare del Ministero dell'interno n. 39/1966, Direzione generale degli archivi di Stato, Ufficio studi e pubblicazioni);
- alle norme presenti nella "Guida operativa alla descrizione archivistica. La descrizione inventariale" a cura di Roberto Grassi, Paolo Pozzi, Maurizio Savoja, edita dalla Regione Lombardia nel 2001;
- alla più recente normativa internazionale sugli standard descrittivi, in particolare alle ISAD (G): General International Standard Archival Description e alle ISAAR (CPF): International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families.
Per la schedatura si è utilizzato il programma Sesamo, software predisposto per l'inventariazione degli archivi storici dalla Regione Lombardia e messo a disposizione gratuitamente dalla Regione stessa.

Notizie di intervento
© 2005 - Comune di Vigevano, Archivio storico comunale
Istituto De Rodolfi e OO. PP annesse, Inventario d'archivio
L'inventario è stato realizzato dalla CAeB (Cooperativa archivistica e bibliotecaria).
Progetto e direzione lavori:
Pier Luigi Muggiati (responsabile dell'Archivio storico comunale);
Paolo Pozzi (responsabile settore archivi CAeB).
Riordino e inventariazione:
Gabriele Locatelli.
Il progetto di inventariazione del fondo è stato inserito a cura della Struttura Documentazione Beni Culturali della Direzione Generale Culture, Identità e Autonomie della Lombardia all'interno del Piano dei contributi a favore degli archivi degli enti locali (art. 4 legge 14.12.1985, n. 81).
Si autorizza la riproduzione della presente opera con il vincolo della completa citazione della fonte.

Compilatori
Gabriele Locatelli, Archivista