Conservatore: Comune di Vigevano. Archivio storico comunale (Vigevano, PV)

Produttore fondo: Vigevano, Fondazione Vandone (1946 - 1995)

Progetto: Comune di Vigevano: archivi aggregati (2003 - 2005)

Consistenza: bb. 21; regg. 20

Storia archivistica: La struttura dell'archivio si articola in quattro titoli principali, ciascuno suddiviso in quattro sottotitoli. Tale articolazione deriva da un titolario coevo. Il primo titolo conserva la documentazione di carattere direttivo ed organizzativo (dagli statuti, al regolamento, al carteggio con gli enti di riferimento), il secondo contiene gli incartamenti relativi ai bandi delle borse di studio ed alle istanze dei richiedenti, il terzo raccoglie la documentazione contabile (in prevalenza bilanci preventivi e consuntivi), mentre i registri costituiscono il quarto e ultimo titolo.
Le sedici voci previste dal titolario furono usate solo in parte, infatti soprattutto a partire dai primi anni del Novecento le voci costantemente utilizzate si ridussero a tre.
I sottotitoli "Corrispondenza-Verbali" (1.4) e "Concorsi a posti vacanti" (2.1) furono adoperati come voci principali in cui collocare tutto il carteggio. Solo la documentazione contabile (cioè i bilanci preventivi e consultivi), pur con alcune eccezioni, venne mantenuta nella voce prevista dal titolario.
E' da segnalare inoltre una certa lacunosità della documentazione, soprattutto nei primi anni di vita della Fondazione, in parte dovuta alla gestione dell'archivio dell'ente in modo personale da parte dei primi presidenti (si fa riferimento ai sottoprefetti di Lomellina che amministrarono l'ente nel periodo anteriore al Regolamento del 1889).
Notizie relative all'archivio della Fondazione si hanno per la prima volta solo nel 1954. In quella data infatti ad una lettera del soprintendente Alfio Rosario Natale che annunciava un'ispezione all'archivio della Fondazione Vandone da parte della Soprintendenza archivistica per le province lombarde, la Fondazione rispose indicando la consistenza della documentazione posseduta in ventotto faldoni ed undici registri. A questi atti si è aggiunta la documentazione successiva che è venuta via via diminuendo parallelamente alla sempre più limitata attività della fondazione.
Al termine di questo lavoro di riordino ed inventariazione, che ha comportato anche una nuova condizionatura degli atti in faldoni di dimensioni maggiori rispetto agli originari, la consistenza dell'archivio è di 21 faldoni e 20 registri, per un numero complessivo di 106 unità archivistiche.
La descrizione delle unità archivistiche è stata realizzata in maniera dettagliata desumendo dagli atti tutti gli elementi necessari.
La descrizione inventariale ha incontrato due tipologie fondamentali:
a) documentazione raccolta in fascicoli
Questi atti, relativi ad uno specifico oggetto di attività attinente alle competenze del soggetto produttore, si sono presentati già raccolti da una camicia che riportava generalmente un titolo coevo.
Per queste unità sono stati indicati i seguenti elementi:
- titolo (tra virgolette se originale);
- descrizione/contenuto;
- data cronica (nella forma estesa);
- segnatura precedente l'intervento;
- definizione archivistica e supporto;
- classificazione;
- segnatura archivistica.
b) registri e volumi
Nell'archivio questa tipologia rappresenta una parte esigua dell'intera documentazione. Si tratta dei verbali delle riunioni del Consiglio di amministrazione, dei registri di protocollo, dei repertori degli atti soggetti alla tassa di registro e di alcuni libri contabili.
L'unità di base per l'inventario è costituita dal singolo registro ed è stata prevista la descrizione dei seguenti elementi:
- titolo;
- descrizione (qualora il titolo non sia esaustivo);
- data cronica (in forma sintetica);
- segnatura precedente l'intervento;
- definizione archivistica e supporto;
- classificazione;
- segnatura archivistica.
Sono state redatte inoltre le schede relative al fondo e alle sue partizioni.
Per quanto riguarda la descrizione archivistica, si è fatto riferimento, nel presente lavoro:
- alle "Norme per la pubblicazione degli inventari" (circolare del Ministero dell'interno n. 39/1966, Direzione generale degli archivi di Stato, Ufficio studi e pubblicazioni);
- alle disposizioni impartite dalla Soprintendenza archivistica per la Lombardia;
- alle norme presenti nella "Guida operativa alla descrizione archivistica. La descrizione inventariale" a cura di Roberto Grassi, Paolo Pozzi, Maurizio Savoja, edita dalla Regione Lombardia nel 2001;
- alla più recente normativa internazionale sugli standard descrittivi, in particolare alle ISAD (G): General International Standard Archival Description e alle ISAAR (CPF): International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families.
Per la schedatura si è utilizzato il programma Sesamo, software predisposto per l'inventariazione degli archivi storici dalla Regione Lombardia e messo a disposizione gratuitamente dalla Regione stessa.

Notizie di intervento
© 2005 - Comune di Vigevano, Archivio storico comunale
Fondazione Vandone, Inventario d'archivio
L'inventario è stato realizzato dalla CAeB (Cooperativa archivistica e bibliotecaria).
Progetto e direzione lavori:
Pier Luigi Muggiati (responsabile dell'Archivio storico comunale);
Paolo Pozzi (responsabile settore archivi CAeB).
Riordino e inventariazione:
Gabriele Locatelli.
Il progetto di inventariazione del fondo è stato inserito a cura della Struttura Documentazione Beni Culturali della Direzione Generale Culture, Identità e Autonomie della Lombardia all'interno del Piano dei contributi a favore degli archivi degli enti locali (art. 4 legge 14.12.1985, n. 81).
Si autorizza la riproduzione della presente opera con il vincolo della completa citazione della fonte.

Compilatori
Gabriele Locatelli, Archivista