Produttore fondo: Asola, Comune di Asola (sec. XIII - )

Contenuto: La ricostruzione della struttura di questa Categoria, lungo tutto l'arco cronologico della Sezione Moderna, ha comportato notevoli problemi per l'intrecciarsi di indizi contrastanti. Inoltre, l'opera del riordinatore prefettizio ha contribuito notevolmente a confondere la situazione per la mancanza di un metodo coerente nell'attribuzione della classifica degli atti. Tutto ciò ha obbligato a uno studio minuzioso della segnatura presente sui documenti e a un attento confronto tra questa e quella proposta dal riordinatore sucitato. Si è tenuto conto anche delle classifiche che comparivano sulle camice che raccoglievano gli atti cercando di capire quale fossero quelle coeve alla documentazione e quali quelle apposte successivamente. Dal confronto di tutti questi indizi si è rilevato che la classifica più lineare e coerente era quella messa sugli atti al momento della protocollazione. Pertanto, nella ricostruzione della struttura interna della Categoria, si è seguita quest'ultima classifica, in quanto era quella che riproduceva in maniera più attendibile la fisionomia originaria della documentazione.
Per il primo periodo (1898 - 1937) la classifica presente sugli atti corrispondeva in pieno a quella proposta dal titolario ministeriale e anche le camice prestampate, che raccoglievano la documentazione, avvaloravano tale struttura. Va precisato, però, che la documentazione relativa all' Amministrazione era poca e si concentrava solo in alcune classi e cioè quelle riguardanti l'ufficio comunale, l'economato, il sindaco gli assessori e i consiglieri, gli impiegati, le cause e le liti, e le sessioni del consiglio. Sulla base di tale documentazione e del titolario ministeriale si è proceduto, pertanto, a delineare lo schema della Categoria in questo modo: Classe 1 Ufficio comunale; Classe 2 Archivio; Classe 3 Economato; Classe 4 Elezioni amministrative; Classe 5 Sindaco, assessori, consiglieri; Classe 6 Impiegati e salariati; Classe 7 Locali per uffici; Classe 8 Sessioni delconsiglio; Classe 9 Cause, liti; Classe 10 Servizi amministrativi; Classe 11 Inchieste; Classe 12 Istituti amministrativi del comune. Nonostante la classifica degli atti confermasse tale struttura, il riordinatore prefettizio l'ha seguita solo in parte. Emblematico è il caso della documentazione relativa al personale che risultava classificata come Categoria I classe 6. L'incaricato della prefettura, di volta in volta, ha classificato questi atti come classe 6 o classe 7 senza seguire un criterio preciso. Se si può spiegare l'assegnazione degli atti alla classe 7, in quanto dipende dal titolario in uso nel periodo del riordino prefettizio, non è altrettanto chiaro perché in alcuni casi egli non segua il titolario del suo periodo. Per i documenti relativi alle convocazioni del consiglio, invece, si comporta diversamente. Nonostante gli atti siano classificati come Categoria I classe 8 il riordinatore prefettizio li riclassifica come Categoria I classe 5 seguendo il titolario della sua epoca. Di fronte a un comportamento così altalenante e poco chiaro si è preferito mantenere la segnatura originaria segnalando le eventuali discrepanze nelle note di ogni scheda.
I maggiori cambiamenti si hanno con l'epoca fascista. Dal 1938 al 1947, infatti, lo schema della Categoria è il seguente: Classe 1 Ufficio comunale; Classe 2 Archivio; Classe 3 Economato; Classe 4 Podestà e commissioni; Classe 5 Deliberazioni; classe 6 Personale di amministrazione; Classe 7 (Locali per gli uffici); Classe 8 Cause e liti; Classe 9 Istituti amministrati dal Comune; Classe 10 (Servizi amministrativi); Classe 11 (Inchieste); Classe 12 ...... . Come si vede la struttura ricalca in parte quella del titolario ministeriale ma presenta delle visibili variazioni. Prima tra tutte la classe quattro che non contiene più gli atti relativi alle elezioni amministrative, ma tutta la documentazione riguardante il Podestà e il carteggio a lui inviato. Con il cambio istituzionale dell'autorità a capo del Comune spariscono anche tutti gli atti relativi ai consiglieri e agli assessori e alle sedute di giunta e di consiglio che erano collocati nella classe 5 del titolario ministeriale. Nella classe 5 vengono, invece, inserite le delibere del podestà e tutti gli atti relativi. Le pratiche riguardanti le cause e le liti passano in classe 8 e la documentazione relativa agli istituti amministrati dal Comune viene collocata in classe 9. A questi cambiamenti corrisponde anche una modifica della classificazione originaria degli atti che adesso segue quella di epoca fascista. Di fronte a questa situazione il riordinatore prefettizio conferma quasi interamente la classifica originaria con qualche eccezione. I documenti relativi al Podestà vengono, infatti, classificati come Categoria I classe 6, ma anche come Categoria VI classe 6 (erroneamente). Ancora una volta, però, si è seguita la segnatura originaria degli atti per evitare confusioni.
Le uniche classi a non subire modificazioni, in questo periodo, sono le prime tre, che rimangono in tutto e per tutto uguali a quelle ministeriali. Dubbia è invece la presenza delle classi 7, 10, 11 e 12 che sono state inserite solo per deduzione e di cui non si conosce il reale contenuto.
Dal 1948 al 1958 la Categoria I subisce un'altra modificazione dovuta, ancora una volta, al cambio di titolario. Il nuovo schema è il seguente: Classe 1 Comune ed ufficio comunale; Classe 2 Archivio e protocollo; Classe 3 Economato; Classe 4 Elezioni amministrative - liste dei candidati - riparto consiglieri per frazioni; Classe 5 Consiglio comunale e consiglieri - giunta municipale ed assessori; Classe 6 Sindaco - commissari - commissioni; Classe 7 Impiegati - salariati - personale avventizio - personale incaricato; Classe 8 Locali per uffici diversi; Classe 9 Cause, liti e conflitti riguardanti l'amministrazione; Classe 10 andamento dei servizi amministrativi; Classe 11 Istituzioni e manifestazioni diverse connesse con l'amministrazione comunale; Classe 12 Istituti diversi amministrati dal Comune; Classe 13 Circolari ed istruzioni. A questa nuova struttura corrisponde anche una modificazione nella classifica originaria apposta sugli atti. La documentazione relativa al personale per esempio è segnata come Categoria I classe 7 e non più come classe 6. Il carteggio relativo al sindaco alle commissioni ecc. è classificato come classe 6 e viene separato dalla classe 5 dove rimangono gli atti relativi alle convocazioni di giunta e di consiglio e alla nomina di assessori e consiglieri. Alla classe 5, inoltre, vengono ricondotte le delibere sia di giunta che di consiglio come in epoca fascista. Il riordinatore prefettizio non opera alcun cambiamento a questo titolario in quanto lo adotta e lo applica correttamente per tutta la documentazione delle 15 categorie in questo arco di anni. Per quest'ultimo periodo si è seguita ancora una volta la classifica originaria degli atti che, in questo caso, corrispondeva a quella del riordinatore prefettizio.
Prima di concludere va segnalato che all'interno del carteggio della Categoria I è presente una serie parallela di atti molto particolare denominata: "Protocollo Riservato". Si tratta di tre fascicoli per categorie pluriennali in cui confluiscono tutti gli atti di carattere riservato relativi alle 15 categorie sottoposti all'attenzione del sindaco e del Podestà. In questi fascicoli si trova anche il carteggio "riservato" prodotto dal Sindaco o dal Podestà nell'esercizio delle loro funzioni. Teoricamente questi atti avrebbero dovuto essere smistati nelle varie categorie di appartenenza una volta decorsi i termini di riservatezza, ma questo non è successo e la documentazione e rimasta raggruppata in fascicoli a parte. Vista la particolarità di questi documenti si è preferito mantenere tale distinzione e trattarli come "fascicoli particolari" da affiancare alla serie generale del carteggio. Nella descrizione inventariale è stato considerato unità archivistica il fascicolo che raggruppa i documenti e si sono usate le sottounità per descrivere gli atti riservati delle varie categorie. A questa documentazione si ricollega un registro di "Protocollo Riservato" inserito nella Sezione delle Serie Particolari che riguarda la protocollazione degli atti giudicati riservati sia in arrivo che in partenza relativo agli anni 1938 - 1954.
A completamento del carteggio di Amministrazione ci sono altre serie di registri e più precisamente la serie dei Registri delle delibere di Giunta e del Podestà, i Registri delle delibere di consiglio, gli Indici delle delibere di Giunta, del Podestà e del Consiglio; i Protocolli delle delibere di Giunta e di Consiglio; la serie dei Fascicoli del Personale, i Prontuari degli stipendi e i Registri di Protocollo.

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Inventario della Sezione postunitaria e moderna

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Inventario Ghio = Manuela Ghio, Inventario della Sezione postunitaria e moderna, 1999

Autori: Ghio Manuela