Produttore fondo: Asola, Comune di Asola (sec. XIII - )

Storia archivistica: In questa parte della Sezione Moderna dell'archivio storico sono stati inseriti tutti i registri e le serie particolari prodotti dal Comune di Asola nell'esplicazione delle sue funzioni. Durante le operazioni di riordino dell'archivio sono state rinvenute ben 54 serie particolari, composte sia da registri, che da faldoni di carteggio, che da schedari. Complessivamente le serie particolari coprono un arco cronologico che va dal 1877 al 1989 e riguardano più o meno tutte e quindici le categorie ministeriali. Accanto alle serie tradizionali, presenti in tutti gli archivi comunali, si possono trovare anche delle serie specifiche, proprie, solo del Comune di Asola. Questo fa si che l'archivio di Asola assuma una fisionomia ben definita che lo rende estremamente diverso da quello degli altri Comuni del circondario.
L'intervento di riordino su questa parte dell'archivio ha comportato le seguenti operazioni: individuazione delle varie serie particolari e reperimento di tutti gli elementi costitutivi di ogni singola serie. Quest'ultima operazione si è resa necessaria in quanto le varie serie si trovavano, per lo più, sparpagliate per tutto l'archivio, oppure conservate ancora presso i vari uffici comunali. Una volta che si è reperito tutto il materiale si è proceduto alla distinzione delle singole serie, alla periodizzazione di ognuna e al ristabilimento dell'ordine cronologico all'interno di ogni serie. Fatto questo si è proceduto a trovare una collocazione della documentazione all'interno dei locali dell'archivio storico e a un'accurata pulizia del materiale.
Si è passati, quindi, all'analisi della documentazione di ogni singola serie per capire come si era costituita e quando. Allo stesso tempo si sono confrontate le serie tra loro per cogliere i possibili collegamenti e le possibili interrelazioni con la Sezione del Carteggio Generale e con le altre serie presenti in questa parte.
Si è prestato attenzione anche al possibile collegamento con le serie della Sezione Post - Unitaria, di cui quelle di epoca moderna potevano essere una continuazione.
A questo punto si è effettuato un attento lavoro di schedatura dei singoli pezzi di ogni serie. L'obiettivo era quello di formulare una descrizione semplice e lineare, ma al tempo stesso precisa, degli elementi costitutivi delle singole serie. Riguardo a ciò bisogna sottolineare che i criteri descrittivi sono stati adeguati, di volta in volta, alla natura del materiale che componeva la serie, in modo da darne una descrizione il più esatta possibile.
In questo lavoro ci si è basati anche sullo studio di alcuni vecchi inventari sommari redatti, probabilmente durante gli anni ottanta, dalla dott.ssa Irma Pagliari e dall'insegnante Maria Grazia Bevilacqua (1). In questo caso si è effettuato un confronto tra gli inventari sommari e la documentazione per constatare l'esattezza e la completezza delle informazioni riportate negli inventari. Poichè questi risultavano incompleti oppure inesatti, si è deciso di procedere a una inventariazione ex novo delle serie interessate, tenendo però come punto di riferimento i lavori precedenti.
Dopo tutte queste operazioni si è passati alla descrizione informatica della documentazione. Per prima cosa si è stabilita la struttura da dare a questa parte della Sezione Moderna e, in secondo luogo, è stato fissato l'ordine in cui inserire le varie serie particolari. In testa sono state messe le serie degli atti deliberativi e costitutivi del Comune, poi le serie di natura amministrativa, quindi le serie contabili. Di seguito sono state messe le serie relative alla leva, quelle riguardanti lo stato civile e l'anagrafe e quelle relative agli strumenti di corredo. A conclusione della struttura sono state inserite tutte le piccole serie e i registri singoli di argomento diverso. Come si può intuire ogni serie è stata ricondotta alla categoria ministeriale di appartenenza in modo da sottolineare anche il rapporto con la Sezione del Carteggio Generale. Vista, poi, la complessità della struttura si è preferito creare, all'interno di questa Sezione, delle sottopartizioni in cui raggruppare tutti i registri attinenti ad aree ben precise come per esempio: i registri contabili, i registri di leva, i registri di stato civile ed anagrafe ecc. (2). Le altre serie, invece, sono state trattate singolarmente. A ogni partizione e a ogni singola serie è stata premessa una introduzione descrittiva con lo scopo di dare ragguagli sul tipo di documentazione, sull'epoca e sul modo di formazione della serie, e su tutti gli altri elementi considerati utili per la comprensione del materiale documentario.
Va sottolineato, inoltre, che all'interno di questa parte della Sezione Moderna sono stati inseriti anche spezzoni di documentazione di epoca propriamente post - unitaria (per es. le serie che formano il Registro di Popolazione iniziano tutte dopo il 1873). Questo si è reso necessario perché il più delle volte i registri che formavano le serie erano pluriennali e quindi non era semplice dividere la serie in spezzoni distinti. Altre volte la datazione di ogni singolo pezzo non era chiara oppure non compariva, per cui si è scelto di mantenere la serie unita nella Sezione Moderna. Spesso, poi, la documentazione di epoca post - unitaria non era molto consistente e quindi non aveva molto senso spostare uno o due registri nella Sezione Post - Unitaria.
Per ogni serie si è scelto il tipo di unità archivistica più pertinente. Il più delle volte l'unità coincide con il singolo registro, altre volte con il faldone o con il fascicolo contenuto nel faldone. In certi casi, come per gli schedari o i registri dei parti si è stabilità una unità archivistica fittizia consona al tipo di documentazione. Ogni scelta è comunque stata motivata nelle introduzioni alle singole serie.
Per la numerazione delle serie si è partiti dal n 1 per tutte quelle che non si collegavano a precedenti spezzoni. Per quelle, invece, che costituivano la continuazione di serie presenti nella Sezione Post - Unitaria, la numerazione è stata ripresa a partire dall'ultimo numero della relativa serie di epoca post - unitaria. E' il caso dei registri degli atti di stato civile, dei registri di leva e di altre serie.
Si è omesso qualsiasi dato relativo alle dimensioni dei registri, al numero delle carte, allo stato di conservazione per snellire la descrizione.
Come report di stampa, infine, si è scelto un modello con le fincature, contrariamente a quello usato per il Carteggio Generale, in modo da rendere immediatamente visibile la seriazione di questo materiale.

Note
1. Si tratta dei seguenti ineventari sommari: "Inventario delle Delibere", "Achivio Moderno. Sezione del Personale", "Inventario dei registri di protocollo", "Archivio Moderno. Sezione Finanziaria (contenente gli elenchi dei mastri e giornali di entrata e di uscita, dei bilanci di previsione, dei conti consuntivi, e dei verbali di chiusura degli esercizi finanziari).
2. Si confronti lo schema della struttura a pag....... del presente inventario.

Gli strumenti di corredo dei Registri e delle Serie Particolari della Sezione Moderna si limitano ad alcuni elenchi di consistenza e inventari sommari redatti negli anni ottanta dalle dott.sse Irma Pagliari e Maria Grazia Bevilacqua e cioé:
1) "Inventario delle Delibere": contiene l'elenco di consistenza dei registri delle delibere di Giunta, del Podestà, del Commissario Prefettizio e della Consulta Municipale anni 1903 - 1968;
2) "Archivio Moderno: Sezione Personale": è l'inventario sommario dei faldoncini contenenti i fascicoli personali dei dipendenti comunali collocati a riposo. I fascicoli risultano ordinati secondo l'anno di collocamento a riposo e riguardano il periodo dal 1926 al 1973;
3) "Inventario dei registri di protocollo" dal 1950 al 1977;
4) "Archivio Moderno: Sezione Finanziaria": comprende gli elenchi di consistenza dei Mastri e giornali di entrata e uscita (1903 - 1932), dei Bilanci di Previsione (1937 - 1960), dei Conti Consuntivi (1912 - 1948), dei Verbali di chiusura degli esercizi finanziari (1947 - 1977).
Vi è poi un elenco di consistenza relativo alla serie dei Regolamenti Comunali (1941 - 1997) redatto in questi ultimi anni dall'ufficio segreteria.