Conservatore: Archivio di Stato di Milano (Milano, MI)

Produttore fondo: Milano, Prefettura di Milano (1859 - )

Progetto: Archivio di Stato di Milano: Anagrafe degli archivi (guida on-line) (1998 - 2007)

Codice: ASMI5844

Consistenza: bb. 10639, regg. 838, pezzi 1100

Metri lineari: 1760

Note alla data: antecedenti dal 1784
In GG: 1859 - 1945

Contenuto: Documentazione organizzata nelle sezioni:
- Carteggio generale amministrativo
- Gabinetto
- Divisione IV
- Registri

Storia archivistica: Disposizioni del 1865 - 1866
Le prime disposizioni, del 1865 (allegato A alla l 20 mar 1865, n. 2248, sull'unificazione amministrativa, e regolamento approvato con rd 8 giu 1865, n. 2321) stabilirono la presenza di un archivio generale o di deposito contenente gli atti ultimati da più di tre anni, e uno corrente con atti precedenti relativi ad affari in corso. Gli atti prodotti e ricevuti erano registrati nel Registro di protocollo generale, corredato da Indice alfabetico. Entrambi gli archivi erano organizzati nelle serie Affari generali e Affari speciali dei corpi morali, e queste, a loro volta, in categorie. Gli affari ultimati dopo l'attivazione delle province (l 23 ott 1859, n. 3702) e fino al 1862, erano classificati secondo i criteri detti, quelli precedenti secondo i criteri fissati in precedenza.
Nel 1866 (circolare del Ministero dell'interno del 1 giugno 1866, n. 8508) furono fissati in modo più preciso i criteri per la gestione degli archivi. La documentazione in arrivo e in partenza era registrata sul Protocollo generale annuale; per ogni affare era previsto un solo numero di protocollo, quello assegnato al primo documento, di conseguenza documenti successivi erano registrati di seguito al primo anche se di data molto posteriore (protocollo sintetico). Ad ogni atto in arrivo (escluse le carte riservate) era apposto un bollo con l'indicazione dell'ufficio, la data di arrivo, la Divisione cui era destinato, il numero di protocollo generale assegnato (se registrato). Alcune tipologie di atti non erano registrate sul registro di protocollo generale ma in appositi registri tenuti a parte (ad esempio Registri alfabetici per comuni delle liste elettorali; Registri di protocollo affari di Gabinetto; Raccolte di leggi e decreti; Registri di protocollo per affari di opere pie e comuni; Protocolli affari del Consiglio di Prefettura; Registri del personale di Prefettura, del Consiglio e della Deputazione provinciale, dei consigli comunali e giunte municipali, delle Congregazioni di carità e altre opere pie; Copie di delibere provinciali soggette ad autorizzazione prefettizia; Registri di protocollo degli affari del Consiglio di sanità).
L'Archivio generale era organizzato in due Serie, la prima di Affari generali - a sua volta distinta in 27 punti (titoli) e la seconda per gli Affari speciali dei Comuni, delle opere pie e della provincia (dal 1889 detta Affari dei corpi morali).
La documentazione relativa alla Leva militare e agli affari di Pubblica sicurezza era registrata e tenuta a parte. Componevano l'Archivio di leva i Registri di protocollo, i Registri delle decisioni del Consiglio di leva, le liste di estrazione e di leva, i registri dei renitenti, dei dispensati ecclesiastici, dei riformati, dei conti.
Facevano parte dell'Archivio di pubblica sicurezza i Registri di protocollo, i Registri del personale di pubblica sicurezza, i Registri di contabilità, i Registri dei permessi di caccia e porto d'armi, degli operai e domestici, dei mendicanti, dei condannati al domicilio obbligatorio, degli oziosi, vagabondi, ladri, delle persone sospette e dei sorvegliati.
Si faceva riferimento agli archivi anche nel regolamento, approvato con rd 10 giu 1889, n. 6107, relativo all'esecuzione del testo unico 10 febbraio 1889, n. 5921 sull'ordinamento degli enti locali.

Disposizioni del 1940
Col passare del tempo l'applicazione delle norme del 1866 diventò sempre più difficile; ogni Prefettura modificò localmente in base alle proprie esigenze i titolari. Nel 1940 con la Circolare 9 agosto 1940 n. 8900/18 furono diffuse nuove istruzioni (Istruzioni per il servizio di protocollo e di archivio nelle Regie Prefetture) in vigore dal 1 gennaio 1941: fu abolita la registrazione di protocollo generale unica (protocollo sintetico) e affiancato all'Indice per materia del protocollo quello per luogo; furono eliminati molti registri previsti dalla normativa precedente.
Furono introdotti due distinti titolari, uno per le carte del Gabinetto, l'altro per gli Affari amministrativi, aggiornati in base alle funzioni abolite e a quelle acquisite dalla Prefettura.
In ogni Prefettura doveva essere presente l'archivio corrente del Gabinetto, l'archivio corrente degli Uffici amministrativi, ognuno con un proprio Registro di protocollo, e l'archivio generale di deposito per gli atti non più correnti.
Ogni serie (Gabinetto e Affari amministrativi) era divisa a sua volta in XXVII categorie. Furono abolite ulteriori classi all'interno delle categorie. Gli atti dovevano essere classificati con una sigla formata dalla sigla della serie (gab o am) + numero romano di categoria + numero di fascicolo (es: gab X.4, am X.5). Per gli affari speciali dei comuni e delle opere assistenziali occorreva indicare anche, dopo la categoria, il numero del comune o di istituzione.
Le istruzioni, anche a causa della guerra, stentarono però ad essere applicate e di fatto quelle del 1866 furono superate solo con le norme emanate con la circolare 27 marzo 1962, n. M/33301, elaborate sul modello organizzativo adottato nelle prefetture di Bologna, Cagliari, Potenza e Sassari, attualmente in vigore.

Fonti:
- legge 20 marzo 1865, n. 2248

- regio decreto 8 giugno 1865, n. 2321

- legge 23 ottobre 1859, n. 3702

- circolare del Ministero dell'interno 1 giugno 1866, n. 8508

- regio decreto 10 giugno 1889, n. 6107

- circolare 9 agosto 1940, n. 8900/18, Istruzioni per il servizio di protocollo e di archivio nelle regie Prefetture

- circolare 27 marzo 1962, n. M/33301

Compilatori
prima redazione: Lucia Ronchetti, archivista 1999
rielaborazione: Carmela Santoro, archivista di Stato 2009
integrazione successiva: Carmela Santoro, archivista di Stato 2010