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via Saldarini Catelli, 1
20070  Grandate (CO)

telefono: 031382000
fax: 031382400
email: posta@artsana.it
sito web: http://ww.artsana.com

Cenni storico istituzionali
Note e notizie di accesso: Sede archivio: Artsana Spa - archivio; via Saldarini Catelli n. 1, Grandate - 20070 (Co); 031-382000 - 031-382400. Responsabile: Maurizio Scotti (dr. ); referente: Maurizio Scotti (dr. ); personale addetto: 2; Accesso archivio: al momento non previstoL'impresa è stata una delle primissime, nel 1974-1975, a ricevere l'autorizzazione ministeriale per archiviare le fatture su microfilm anziché su supporto cartaceo. Dal 1997-1998 per il 'ciclo attivo', fatture emesse e corrispondenza relativa, tale sistema è stato sostituito dall'archiviazione ottica sostitutiva, realizzata con il software Archidoc. Dal 2005 la conservazione in formato elettronico si è estesa ai Libri giornali e dall'anno successivo ai Libri Iva. Per il 2007 sono previsti, oltre a un adeguamento ulteriore delle fatture alle ultime precisazioni normative, la conservazione in formato digitale dei Libri inventari, dei Libri dei movimenti di magazzino e l'avvio di uno studio per trasferire in questo formato anche il 'ciclo passivo'. Attualmente il 'ciclo attivo' prevede il passaggio diretto in digitale dal formato sorgente al formato di conservazione. La corrispondenza spedita quindi resta conservata per lo più come minuta non sottoscritta. La copia cartacea delle fatture per i destinatari viene stampata esternamente dall'outsorcer che ne cura la spedizione. Dal 2007 si prevede di avviare, con i clienti disponibili, la trasmissione diretta dei documenti per posta elettronica. Oltre alle fatture, anche gli ordini, realizzati dai clienti attraverso terminali, e la corrispondenza relativa in entrata (lettere di accompagnamento, solleciti, reclami, ecc. ), vengono gestiti e conservati unicamente in formato digitale. La corrispondenza ricevuta viene scansita da personale interno alla ricezione e messa a disposizione degli uffici competenti attraverso il sistema informatico che permette ricerche dei documenti grazie ai metadati inseriti dagli addetti alla scansione in fase di acquisizione. L'accesso al sistema informatico è consentito attraverso password e livelli di consultazione differenziati. A margine si segnala che la corrispondenza non viene protocollata, ma si conservano le distinte relative alla posta trasmessa per via non ordinaria. Al momento; di cartaceo si conservano invece le bolle. L'impresa utilizza, per lo più nei rapporti con la Camera di commercio, la firma digitale e si sta dotando della posta elettronica certificata. Tutta la documentazione gestita con Archidoc si trova disponibile in linea, non essendosi ancora presentati problemi di sovraccarico dei server. Vengono realizzate le comuni procedure di salvataggio continuo dei dati su cassetta magnetica e periodicamente vengono realizzate copie su cd conservate sia presso l'outsorcer che presso l'impresa. Non sono state avviate operazioni di riversamento dei dati conservati sui cd dal momento che risultano ancora perfettamente leggibili. I microfilm utilizzati prima dell'introduzione dell'archiviazione in digitale, sono ancora conservati fintanto che l'ultimo lettore presente presso l'impresa risulta funzionante. Si conservano infine anche cassette di backup dei dati relativi alla gestione di magazzino (v. scheda Archivio alla partizione specifica). Presso la sede centrale è allestita una piccola esposizione, raccolta in circa 15 bacheche, che raccoglie i prodotti prima commercializzati e poi quelli prodotti dall'impresa, specie nel settore medico-ospedaliero e in quello di assistenza all'infanzia, ma anche cataloghi dei prodotti, fac-simili delle campagne promozionali, strumenti d'ufficio (macchine da scrivere, calcolatrici, ecc. ) e i riconoscimenti di cui l'impresa nel tempo è stata insignita sia per i prodotti che per le campagne pubblicitarie. I pezzi esposti sono numerati e catalogati. ; [aggiornamento dati:28/12/2006]

Link risorsa: https://lombardiabeniculturali.it/archivi/soggetti-conservatori/MIAA000C17/